Privacyverklaring
Welke persoonsgegevens Vereno verwerkt, waarom, en welke rechten je hebt
Laatst bijgewerkt: november 2026
01 Over deze verklaring
Vereno is een online platform waarmee organisaties hun leden, families, activiteiten, aanwezigheid en betalingen beheren. Deze privacyverklaring geldt voor vereno.nl, het ledenportaal, het beheerdashboard en de e-mails die via het platform worden verstuurd.
We leggen hieronder uit wie verantwoordelijk is voor jouw gegevens, welke gegevens we verwerken, met welk doel en op welke grondslag, hoe lang we ze bewaren, met wie we ze delen en hoe je je rechten uitoefent.
Vereno is onderdeel van Stolk Enterprises B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 65672615. In deze verklaring bedoelen we met 'Vereno', 'we' en 'ons' Stolk Enterprises B.V..
02 Wie is verantwoordelijk?
Je organisatie is verantwoordelijk voor je ledengegevens. De organisatie (de club, vereniging of andere organisatie waarvan je lid bent of waarvoor je je aanmeldt) bepaalt welke ledengegevens worden vastgelegd en waarvoor ze worden gebruikt, bijvoorbeeld voor de ledenadministratie, contributie-inning, teamindelingen en communicatie. De organisatie is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke.
Vereno is voor die ledengegevens verwerker: we verwerken ze uitsluitend in opdracht en volgens de instructies van de organisatie. Wat we daarbij precies doen en welke afspraken gelden, staat in onze verwerkersovereenkomst op vereno.nl/verwerkersovereenkomst.
Vereno is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor:
- je Vereno-account: inloggegevens, inlogmethoden (wachtwoord, passkeys, authenticator-app) en accountinstellingen;
- beveiliging van het platform: sessies, IP-adressen, beveiligingslogboeken en het tegengaan van misbruik;
- de zakelijke relatie met organisaties: abonnementen, facturatie en de contactgegevens van bestuursleden en contactpersonen;
- vragen die je ons stelt via het contactformulier, de helpdesk of e-mail;
- statistieken over het gebruik van de website en het platform;
- donaties aan Vereno.
Heb je een vraag over je ledengegevens, bijvoorbeeld over wat je organisatie van je bijhoudt? Neem dan eerst contact op met je organisatie. Neem je contact met ons op, dan sturen we je verzoek door naar je organisatie en helpen we de organisatie om het af te handelen. Heeft je organisatie een eigen privacyverklaring, dan vind je die bij het aanmelden en op de pagina van je organisatie in het portaal.
03 Welke gegevens verwerken we?
Afhankelijk van hoe je Vereno gebruikt en wat je organisatie vastlegt, gaat het om de volgende gegevens:
- Naam- en contactgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, postcode, woonplaats en land.
- Geboortedatum en geslacht (geslacht is optioneel; je kunt kiezen voor 'zeg ik liever niet').
- Foto's: de profielfoto van je account, die alleen jij ziet tot je hem met een organisatie deelt, bij je accountinstellingen of met het vinkje als je je bij een organisatie aanmeldt, een lidmaatschap koppelt of een organisatie aanmaakt (die organisatie krijgt dan een eigen kopie als je ledenfoto), een ledenfoto en andere bestanden die je organisatie uploadt.
- Lidmaatschapsgegevens: lidmaatschapstype, status, lid-sinds-datum, teams, (bestuurs)rollen, opzeggingsverzoeken en notities die je organisatie vastlegt.
- Gezinsgegevens: welke ouders of verzorgers bij een lid horen en wie als gemachtigde namens een gezin mag handelen.
- Financiële gegevens: IBAN (versleuteld opgeslagen) en naam van de rekeninghouder, SEPA-incassomachtigingen en de handtekening waarmee je een machtiging in het portaal ondertekent, betalingen, facturen en terugbetalingen.
- Activiteiten en aanwezigheid: aanmeldingen, RSVP's, aanwezigheidsregistratie, gekozen opties bij evenementen en reserveringen van faciliteiten.
- Communicatie: e-mailvoorkeuren, welke e-mails van je organisatie naar je zijn verstuurd en of ze zijn afgeleverd, en meldingen van onbestelbare e-mail of spamklachten. We registreren niet of je een e-mail opent of op een link in een e-mail klikt.
- Accountgegevens: e-mailadres, een gehashte versie van je wachtwoord, passkeys, je authenticator-app (versleuteld) en herstelcodes (gehasht).
- Beveiligingsgegevens: actieve sessies met IP-adres en browsergegevens, het IP-adres van je laatste login en een logboek van belangrijke acties in het platform.
- Gebruiksstatistieken: bezochte pagina's, verwijzende website, browser, besturingssysteem, schermformaat, taal, een ingekort IP-adres en de grove locatie (land, regio en plaats) die daaruit wordt afgeleid.
- Supportgegevens: de inhoud van berichten die je ons stuurt en je contactgegevens. Stuur je feedback via het platform, dan leggen we daarbij ook de pagina vast van waaruit je het bericht stuurde.
- Pushmeldingen: als je ze in een app inschakelt, een apparaat-token en apparaatnaam.
De meeste gegevens krijgen we van jou of van je organisatie. Ouders of verzorgers kunnen gegevens van hun kinderen invoeren. Betaalstatussen ontvangen we van Mollie. We vragen geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) uit; vul die ook niet in vrije tekstvelden in.
04 Doelen en grondslagen
Voor de verwerkingen waarvoor Vereno zelf verantwoordelijk is, gebruiken we de volgende doelen en grondslagen uit artikel 6 lid 1 AVG:
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Je account aanmaken, je laten inloggen en je accountinstellingen beheren | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Servicemails versturen, zoals inloglinks, verificatie- en beveiligingsmeldingen | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Het platform beveiligen: sessiebeheer, misbruik- en fraudedetectie, botbescherming op formulieren, blokkeren van aanvallen en logboeken van belangrijke acties | Gerechtvaardigd belang (f) bij een veilig platform, en onze beveiligingsplicht (artikel 32 AVG) |
| Organisaties factureren en onze administratie voeren | Uitvoering van de overeenkomst met de organisatie (b) en wettelijke bewaarplicht (c) |
| Vragen en supportverzoeken beantwoorden | Gerechtvaardigd belang (f) bij het helpen van gebruikers, of uitvoering van de overeenkomst (b) |
| Geaggregeerde gebruiksstatistieken om het platform te verbeteren | Gerechtvaardigd belang (f) bij het verbeteren van onze dienst |
| Donaties aan Vereno verwerken | Uitvoering van de overeenkomst (b) |
Voor ledengegevens bepaalt je organisatie het doel en de grondslag. Meestal is dat de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst; voor sommige verwerkingen, zoals het publiceren van foto's op de website van de organisatie, kan de organisatie om je toestemming vragen. Meld je je via Vereno aan, dan ontvang je de nieuwsbrief en e-mail over activiteiten van je organisatie alleen als je daarvoor kiest: op het aanmeldformulier vink je per soort aan wat je wilt ontvangen, en zonder vinkje krijg je die e-mail niet. Meldt een ouder of voogd via Vereno een familielid aan, dan kiest de ouder of voogd. Heeft je organisatie je zelf als lid ingeschreven, dan ontvang je de nieuwsbrief en e-mail over activiteiten zonder dat daar toestemming voor nodig is. Je kunt je altijd afmelden via de afmeldlink in die e-mails of in je e-mailvoorkeuren.
Voor een Vereno-account is alleen je e-mailadres verplicht; zonder e-mailadres kunnen we geen account aanmaken en je niet laten inloggen. Meld je je via Vereno aan als lid, dan vraagt je organisatie ten minste je naam, e-mailadres en geboortedatum; zonder die gegevens kan de organisatie je aanmelding niet verwerken. Welke gegevens verder nodig zijn voor het lidmaatschap, bijvoorbeeld je IBAN voor automatische incasso, bepaalt je organisatie. Telefoonnummer, adres, geslacht en foto zijn bij Vereno niet verplicht. Er is geen wettelijke plicht om ons gegevens te verstrekken.
Waar we ons beroepen op gerechtvaardigd belang, hebben we dat belang afgewogen tegen jouw privacy en kun je bezwaar maken. We nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor je hebben, en we gebruiken je gegevens niet voor profilering.
05 Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij de wet een langere bewaartermijn voorschrijft.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Je account en inlogmethoden | Tot je je account verwijdert. De profielfoto van je account kun je ook eerder zelf verwijderen. Een kopie die je met een organisatie deelde blijft daar staan tot jij of de organisatie hem daar verwijdert. |
| Een account dat je nooit hebt afgemaakt: alleen je e-mailadres, zonder naam, ledenrecord, gezinsrelatie of inlogmethode zoals een wachtwoord of passkey | 30 dagen na het aanmaken of na je laatste keer inloggen, als dat later is. Een account ontstaat zodra je op de inloglink in je e-mail klikt; vul je daarna niets in, dan verwijderen we het. Je kunt daarna altijd opnieuw een account aanmaken |
| Ledengegevens | Zo lang je organisatie ze nodig heeft; de organisatie verwijdert of anonimiseert ze, bijvoorbeeld na het einde van je lidmaatschap |
| Sessies (met IP-adres en browser) | Verlopen na 24 uur inactiviteit en uiterlijk na 7 dagen; met 'onthoud mij' na 30 dagen. Verlopen sessies worden binnen een uur verwijderd |
| Logboek van acties en beveiligingsgebeurtenissen, waaronder het verzenden en afleveren van elke e-mail (adres van de ontvanger en onderwerp) | 24 maanden; een melding die de organisatie nog nodig heeft, zoals een onafgehandeld verzoek om verwijdering of een herinnering voor een nog openstaande betaling, tot die is afgehandeld |
| Vastlegging van wijzigingen die een Vereno-beheerder voor support in jouw account maakt | Nog geen vaste bewaartermijn; we stellen die vast en vermelden die hier |
| Ontvangerslijsten van nieuwsbrieven en campagnes van de organisatie (wie welke campagne kreeg en of die is afgeleverd) | 12 maanden |
| Contactgegevens van niet-leden die een voorziening van de organisatie huren (naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer) en de notities bij de huur | 24 maanden na de huur |
| Wachtrij voor e-mails en achtergrondtaken | 7 dagen na afronding |
| Facturen, betalingen en de financiële administratie | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Je handtekening onder een incassomachtiging die je in het portaal ondertekent: de getekende handtekening of je getypte naam, je naam, het moment en de tekst zoals je die ondertekende. In die tekst staan de naam van de organisatie, de namen van de leden voor wie de machtiging is, de naam van de rekeninghouder en het rekeningnummer waarvan alleen de eerste en de laatste vier tekens leesbaar zijn | Zolang de machtiging loopt en daarna 14 maanden na het einde van de machtiging en na de laatste incasso. De organisatie moet de machtiging kunnen tonen zolang een incasso kan worden betwist. Daarom blijven de handtekening en de ondertekende tekst die periode ook bewaard als je je account verwijdert of als de gegevens van het lid worden gewist |
| Tijdelijke blokkades en beperkingen van inlogpogingen | Tot de blokkade of beperking verloopt |
| Permanente blokkades van IP-adressen bij misbruik | Tot een beheerder van Vereno de blokkade opheft |
| IP-adres van je laatste login | Tot je volgende login; verwijderd als je je account verwijdert |
| Gebruiksstatistieken | 24 maanden |
| Supportberichten | 24 maanden na afhandeling |
Verwijder je je account, dan worden je inloggegevens, sessies, passkeys en authenticator-instellingen direct verwijderd en wordt je account losgekoppeld van je ledenrecords. Die ledenrecords blijven bij je organisatie, die ze verder beheert. Ook je donaties aan Vereno worden dan uit ons platform verwijderd. Facturen die Vereno aan organisaties stuurt, staan op naam van de organisatie en bewaren we 7 jaar.
06 Met wie delen we gegevens?
We verkopen je gegevens nooit en delen ze niet voor marketing. Hieronder staan de partijen die gegevens van je ontvangen. Hetzner, Amazon Web Services en Cloudflare (voor Turnstile) verwerken gegevens in onze opdracht; met hen hebben we een verwerkersovereenkomst. Mollie is zelf verantwoordelijk voor de betalingen die het verwerkt. OpenStreetMap is geen verwerker van Vereno: je browser haalt kaarttegels rechtstreeks daar op, waarbij OpenStreetMap je IP-adres en browsergegevens ziet. De kaartsoftware en de software voor het bijsnijden van foto's leveren we vanaf onze eigen servers.
| Partij | Waarvoor | Locatie en waarborg |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van servers, database en bestandsopslag (inclusief foto's) | Duitsland/EU |
| Amazon Web Services EMEA SARL | Versturen van e-mail (Amazon SES). Pushmeldingen (Amazon SNS) staan nog niet aan; voordat we ze inschakelen, vullen we deze lijst aan met Google en Apple, via wie pushmeldingen je apparaat bereiken | EU (Ierland). Het moederbedrijf zit in de VS; mogelijke doorgifte is gewaarborgd met het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen |
| Cloudflare, Inc. | Botbescherming (Turnstile) op inlog-, aanmeld- en contactformulieren | VS, gewaarborgd met het EU-VS Data Privacy Framework en standaardcontractbepalingen |
| Mollie B.V. | Betalingen en SEPA-incasso. Betalingen aan je organisatie lopen via het eigen Mollie-account van de organisatie; Mollie is als betaalinstelling zelf verantwoordelijk voor de betaalverwerking | Nederland/EU |
| OpenStreetMap Foundation | Kaarten op locatiepagina's (je browser haalt kaarttegels op) en het omzetten van adressen van organisaties naar coördinaten | Verenigd Koninkrijk, adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie |
Onze statistieken (Umami) en helpdesk (FreeScout) hosten we zelf; die gegevens gaan niet naar een externe leverancier.
Binnen je organisatie zien bestuursleden en vrijwilligers met de juiste rechten de ledengegevens die ze voor hun taak nodig hebben. Gegevens kunnen ook aan anderen worden verstrekt als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld na een rechterlijk bevel.
07 Huur door niet-leden
Huur je als niet-lid een voorziening van een organisatie, bijvoorbeeld een veld, zaal of materiaal, dan legt de organisatie de huur vast in Vereno. De organisatie is verwerkingsverantwoordelijke voor die gegevens; Vereno verwerkt ze in opdracht van de organisatie als verwerker, net als ledengegevens.
- Welke gegevens: je naam, als de organisatie die invult je voornaam (waarmee de e-mails je aanspreken) en je telefoonnummer, je e-mailadres, de titel en notities die de organisatie bij de huur vastlegt, en de huurbetaling. Van wat Mollie over de betaler meldt, bewaren we alleen de laatste vier tekens van de rekening en waarom een betaling niet lukte, nooit de naam van de rekeninghouder of het volledige IBAN. De betaallink bewaren we alleen gehasht.
- Waarvoor: de huur afhandelen. Je krijgt per e-mail de betaallink, een bevestiging als je hebt betaald en een bericht als de organisatie de huur naar een ander moment verplaatst. De organisatie kan contact met je opnemen over de huur en verwerkt de betaling in haar administratie.
- Grondslag: die bepaalt de organisatie. Meestal is dat de uitvoering van de huurovereenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG); voor de betaling geldt daarnaast de fiscale bewaarplicht van de organisatie (sub c).
- Bewaartermijn: je naam, voornaam, e-mailadres en telefoonnummer, de notities bij de huur en wat van de betalergegevens is bewaard, wissen we automatisch 24 maanden na afloop van de huur; de titel wordt dan het neutrale "Verhuur". De huur en de betaling blijven daarna bewaard zonder je naam, de betaling 7 jaar voor de fiscale bewaarplicht. Het activiteitenlogboek van de organisatie houdt bij wat er met de huur gebeurde (de betaallink, de betaling, een verplaatsing of annulering), met je naam en bij de betaallink en een verplaatsing ook je e-mailadres. Die vermeldingen wissen we automatisch 24 maanden nadat ze zijn gemaakt, los van wanneer de huur afliep.
- Ontvangers: bestuursleden en vrijwilligers van de organisatie die verhuur en financiën beheren; in het activiteitenlogboek zien ook bestuursleden die ledengegevens beheren en het logboek mogen inzien je naam en e-mailadres. Mollie verwerkt de betaling via het eigen Mollie-account van de organisatie en is daarvoor zelf verantwoordelijk. De e-mails gaan via Amazon SES en de gegevens staan bij Hetzner (zie "Met wie delen we gegevens?").
Wil je je gegevens inzien, laten corrigeren of laten wissen, neem dan contact op met de organisatie waarbij je hebt gehuurd. Neem je contact met ons op, dan sturen we je verzoek door naar de organisatie en helpen we haar om het af te handelen.
08 Statistieken zonder cookies
We meten het gebruik van de website en het platform met Umami, een open-source statistiekenpakket dat we zelf hosten. Umami plaatst geen cookies en gebruikt geen advertentie-ID's.
Je IP-adres wordt ingekort voordat het aan onze statistieksoftware wordt doorgegeven; daaruit wordt alleen een grove locatie (land, regio en plaats) afgeleid. We koppelen bezoeken niet aan je account of je naam en we volgen je niet over verschillende apparaten heen. Inlog-, betaal- en uitnodigingslinks en ID's in webadressen worden verwijderd voordat een paginabezoek wordt opgeslagen. We gebruiken de statistieken alleen geaggregeerd, bijvoorbeeld om te zien welke pagina's traag zijn of weinig worden gebruikt.
Wil je niet meegeteld worden? Dan kun je bezwaar maken via het contactadres hieronder of de meting blokkeren met een contentblocker in je browser.
10 Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder:
- Alle verbindingen verlopen versleuteld via HTTPS (met HSTS).
- IBAN-nummers van leden en betalers, authenticator-sleutels en koppelingen met Mollie worden versleuteld opgeslagen.
- Wachtwoorden worden met Argon2id gehasht; inloglinks, betaallinks en agendalinks worden alleen als hash opgeslagen.
- Gegevens van organisaties zijn in de database van elkaar gescheiden met row-level security, als extra vangnet naast de controles in de applicatie.
- Je kunt inloggen met passkeys en tweestapsverificatie; voor platformbeheerders is tweestapsverificatie verplicht.
- Organisaties kennen rechten per bestuurslid toe. Vereno-medewerkers hebben alleen toegang tot de omgeving van een organisatie als dat voor support of beheer nodig is; meekijken in een account wordt vastgelegd.
11 Jouw rechten
Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:
- Recht op inzage: je mag weten welke gegevens we van je verwerken.
- Recht op rectificatie: je mag onjuiste gegevens laten corrigeren.
- Recht op verwijdering: je mag vragen je gegevens te wissen.
- Recht op beperking: je mag vragen de verwerking tijdelijk te beperken.
- Recht op overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een gangbaar, machineleesbaar formaat ontvangen.
- Recht van bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
- Heb je toestemming gegeven, dan mag je die altijd intrekken.
Veel kun je zelf regelen in het ledenportaal onder Mijn account: je gegevens bekijken en aanpassen, je e-mailvoorkeuren wijzigen, al je gegevens downloaden als bestand en je account verwijderen.
Voor andere verzoeken kun je mailen naar support@vereno.nl. Gaat het om ledengegevens, dan kun je ook direct bij je organisatie terecht; verzoeken die bij ons binnenkomen sturen we door naar je organisatie. We reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.
12 Kinderen
Veel organisaties hebben jeugdleden. Ouders of verzorgers kunnen het lidmaatschap van hun kinderen beheren, ook via een door hen beheerd account voor het kind. Is je kind jonger dan 16 jaar, dan oefen je als ouder of verzorger de privacyrechten van je kind uit en is voor verwerkingen op basis van toestemming jouw toestemming nodig.
Vanaf 16 jaar oefent een kind zijn privacyrechten zelf uit en kan het zelf toestemming geven.
13 Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan weten; we lossen het graag samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) of bij de toezichthouder in het EU-land waar je woont.
14 Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze verwerkingen veranderen. Bovenaan staat wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je vooraf per e-mail of met een melding in het platform.
15 Contact
Vragen over privacy of een verzoek over je gegevens? Mail naar support@vereno.nl en vermeld 'privacy' in het onderwerp.